Processo de admissão: o que é, quais etapas e principais erros para evitar

Quer fazer contratações mais assertivas e estratégicas? Saiba por onde começar

Não é segredo para ninguém que quando as empresas têm um crescimento acelerado, elas também podem ter maiores desafios no processo de admissão de colaboradores, o que pode afetar o employee experience.

Isso acontece porque a tecnologia torna a demanda por profissionais capacitados cada vez maior, o que faz com que um processo bem estruturado se torne ainda mais importante para que a empresa consiga se posicionar bem no mercado.

Dentro deste contexto, o RH passa por muitas dificuldades com a contratação no geral. Pensando nisso, nós, da Pulses, desenvolvemos este conteúdo exclusivo, feito para te ajudar a contratar pessoas de maneira mais assertiva e como melhorar o processo de admissão.

Siga no artigo e saiba tudo sobre admissão de funcionários!

O que é processo de admissão?

A admissão é a soma de alguns processos que são fundamentais para a empresa e que formalizam a contratação de novos colaboradores. É importante ressaltar que ele vai além do processo seletivo, funcionando como uma junção de fatores.

Ele se inicia através da abertura de uma nova vaga, e de sua divulgação em plataformas. Os candidatos que mais estiverem direcionados para a vaga serão convocados para um processo seletivo, e é feita uma proposta para os que forem aprovados.

Apenas após a aceitação ou negociação da proposta que haverá a passagem pelos trâmites burocráticos da contratação de funcionários, como envio de documentos, assinar carteira de trabalho, entre outros. 

Todo esse processo é regido por regras bem definidas, que garantem direitos e deveres para ambos. Essas regras são fundamentais, e o não cumprimento delas pode ocasionar em uma multa expressiva para a empresa ou também para a anulação de proposta para o candidato.

Qual a importância de um processo bem estruturado?

A verdade é que uma contratação feita de maneira equivocada pode custar muito caro na produtividade e lucratividade de uma empresa, caso a pessoa escolhida não seja a melhor candidata.

Dessa maneira, é importante ressaltar que o processo de contratação pode definir o sucesso ou a falha da empresa em algumas áreas, lembrando que as pessoas podem sim revolucionar seu ambiente de trabalho.

Além disso, se as regras governamentais que giram em torno da contratação não forem seguidas, a empresa também terá problemas.

Um processo bem estruturado possui diversos benefícios. Entre eles, estão:

Redução de custos

Um processo de contratação bem estruturado pode cortar as despesas da empresa, levando em conta que a diminuição dos processos trabalhistas, o retrabalho e as horas para concluir a admissão são itens que pesam no orçamento geral.

Minimização do risco jurídico

Obedecer à legislação também é uma vantagem para a empresa, como já foi mencionado. Quando o processo todo é legal e bem feito, não há preocupação com multas nem com processos, uma vez que tudo fica registrado e documentado.

Redução do turnover

O turnover diz respeito à rotatividade de pessoas dentro da empresa, e muitas vezes está associado a erros na hora de contratar, principalmente quando o processo não valida habilidades comportamentais, afinidades, entre outros.

Desenvolvimento da estratégia de negócios

Quando os profissionais contratados são os ideais para a vaga proposta, a contratação permite que a empresa desenvolva melhor sua estratégia de negócios, tendo em vista que um processo de qualidade precisa se basear em boas práticas.

Principais erros em um processo de admissão de funcionários

Entre os principais erros em processos de admissão de uma empresa, estão:

Descumprimento de prazos

Há uma data limite legal para a prática das atividades, como a carteira de trabalho, que precisa ser devolvida em 48 horas no máximo. Empresas que não se atentam a isso correm sérios riscos.

Repetição de erros anteriores

Se já é sabido que uma vaga determinada ficou em aberto pois não foi pensado o perfil pessoal do contratado, é péssimo buscar preencher essa vaga da mesma maneira anterior: sem planejamento e sem levar em conta as características pessoais dos candidatos, em conformidade com a cultura organizacional da empresa.

Interação negativa

Os processos que são muito burocráticos podem fazer com que o candidato perca interesse na vaga que está sendo visada. É o exemplo de admissões muito demoradas, que podem ser resolvidas com maior atenção do jurídico.

Ausência de plano de integração

O colaborador não pode cair de paraquedas na empresa. Pelo contrário, é necessário explicar para ele o seu papel e quais são as normas de conduta, com um processo que seja pessoal e dê abertura para dúvidas.

Documentos necessários no processo de admissão

Separamos uma lista com a maioria dos documentos necessários para efetivar o contrato! Confira:

Lembrando que esses documentos são necessários para os casos de CLT, e quando a vaga é PJ, a situação pode mudar um pouco. Por isso é importante deixar claro os documentos que a empresa precisa.

Principais tipos de contrato de trabalho

Dependendo da vaga e das condições, o contrato a ser assinado pela pessoa selecionada pode variar. Confira, a seguir, os principais tipos de contrato de trabalho.

Por tempo indeterminado

Esse contrato é bem literal no nome, e corresponde a uma contratação plena, que não tem data prevista de encerramento do vínculo. O rompimento ocorrerá apenas em caso de demissão.

Por experiência

O contrato de experiência pode ser válido em até 90 dias, podendo dividi-lo em duas partes.

Temporária

A contratação temporária é válida por até dois anos, e para que ela seja prorrogada é necessário o enquadramento em:

• Atividade transitória, como atividades de fim de ano;
• Natureza do serviço justifica a contratação a prazo, como artistas;

Menor aprendiz

Estabelecido pela Lei da Aprendizagem, nº 10.097/00, o programa Menor Aprendiz é uma iniciativa do Governo Federal cujo contrato é feito por no máximo dois anos e voltado aos estudantes com idade entre quatorze e dezoito anos.

A anotação deve ser feita normalmente na CTPS e o contrato deve estar atrelado a frequência desse aprendiz na escola. Em outras palavras, o contratado precisa estar inscrito e frequentando aulas.

Por isso, o horário de trabalho deve respeitar o turno escolar e ter um salário adequado para a quantidade de horas trabalhadas, com base no salário mínimo.

Estágio

O estágio não é um vínculo trabalhista empregatício, de maneira que não há um contrato, e sim um termo de compromisso, em que as atividades desempenhadas pelo estudante precisam estar definidas e específicas.

Por isso, o processo de contratação de estagiários precisa deixar as exigências da vaga muito explícitas, principalmente no processo de admissão.

Mudou algo sobre o tema na nova lei trabalhista?

A nova lei trabalhista 13.467/2017 trouxe mais diversidade para as modalidades de jornada integral, parcial e trabalho temporário. Nela, há a regularização do trabalho home office e do contrato intermitente.

O trabalho home office é a prestação de serviços fora das dependências da empresa, em que as tarefas são desenvolvidas por meio de recursos tecnológicos e de comunicação.

Isso não impede que o colaborador precise ir para a empresa em algum momento. Também é preciso acordar previamente como será o pagamento pelos custos sobre equipamentos, insumos e outras despesas de casa, como internet.

O intermitente corresponde aos períodos alternados em que a função é exercida, que pode ser em horas, dias ou meses. Nos intervalos, o colaborador é livre para prestar seus serviços para outras empresas. Mesmo assim, tem acesso aos direitos trabalhistas.

Quais as etapas de um processo de contratação?

São muitas etapas para montar um processo de admissão. Confira-as, em ordem.

1. Definição de perfil

A empresa precisa definir o perfil que está buscando, mais especificamente os gestores que trabalharão diretamente com o profissional que será contratado. Dentro dessa definição, é necessário incluir:

• Atividades;
• Responsabilidades;
• Conhecimentos e experiências necessárias;
• Perfil;
• Pacote de remuneração;
• Benefícios.

Lembrando que as opiniões sobre divulgar ou não os salários na divulgação da vaga são bastante divergentes, e cabe aos gestores fazerem a escolha do que é melhor para o caso.

2. Triagem ou seleção

Os gestores de RH precisam escolher os perfis profissionais que cumprem os requisitos necessários ao cargo, de maneira que possam se dedicar aos talentos com maior probabilidade de atender às demandas.

Aqui não há a seleção apenas dos currículos enviados, como também uma busca ativa por parte dos gestores, que buscam nas redes sociais perfis que tenham a ver com a vaga.

3. Contato com o candidato

O primeiro contato diz respeito à uma checagem para entender se ele realmente tem a experiência e o conhecimento necessários à vaga. Aqui também é feita uma sondagem salarial, e se todas as expectativas estiverem aliadas, o recrutador passará para a próxima etapa.

4. Processo seletivo

As empresas variam muito sobre essa etapa. Algumas têm atividades em grupo, algumas têm entrevistas individuais, outras são a junção de tudo isso. O que importa aqui é que os candidatos serão avaliados e os que mais se adequarem à vaga serão convocados.

5. Negociação salarial e contratação

Aqui, o recomendado para as empresas é não deixar para falar o salário por último, levando em conta que a quebra de expectativa poderá fazer com que o tempo na hora de sondar os concorrentes seja desperdiçado.

Dessa forma, a contratação é feita diante a assinatura da proposta, da carteira de trabalho, realização do exame admissional, entre outros, conforme a necessidade da empresa.

Quanto tempo leva o processo de admissão?

Na maioria dos casos, o processo dura de duas a três semanas. Porém, a empresa precisa ter em mente o cuidado na hora de fazer a escolha do profissional, levando em conta não apenas sua experiência e formação, mas também características pessoais, que estejam de acordo com a cultura organizacional.

Por isso, talvez o processo acabe por ser mais demorado, e é bom que seja por este motivo. Contudo, é necessária organização dos gestores para não transformar esse tempo em burocracia desnecessária, desestimulando talentos.

O que o RH precisa antes de contratar?

O time de Recursos Humanos precisa garantir a melhor experiência possível aos candidatos, para garantir que a estratégia de employee experience seja trabalhada e reflita na marca empregadora.

Vale considerar especialmente tecnologias — para coletar dados e gerar análises aprofundadas dos candidatos, levando em conta suas características e a melhor maneira de colocar os talentos para agir.  Essa é a missão do RH estratégico!

O RH também precisa prezar pela pessoalidade em todas as etapas, construindo uma liderança firme e capacitada a entender e a lidar com as diferenças entre os candidatos.

Comece já a olhar para a jornada de experiências dos colaboradores da sua empresa!

Ter um setor de Recursos Humanos estruturado e consolidado na empresa é vital para enfrentar os desafios de crescimento do negócio. Além disso, o processo de admissão é uma etapa importante da jornada de experiência dos colaboradores. 

Ele é fundamental para que a empresa pense em estratégias de employee experience, para atrair os melhores talentos possíveis e fazer com que queiram permanecer para contribuir com o propósito organizacional.

Você já se perguntou sobre esse tema? A sua empresa realiza ações de employee experience e as acompanha?

A Pulses conta com duas pesquisas que investigam isso! Conheça o EX Insights, que fornece um panorama geral dos principais pontos de Employee Experience na organização, e o EX Index, que avalia a percepção dos colaboradores em relação às diversas experiências na empresa.

Comece agora mesmo a melhorar a experiência dos colaboradores da sua empresa!