PDCA: entenda o que é e como o RH pode aplicar para melhorar processos
Utilize este método de gestão para melhorar processos e alcançar resultados incríveis com suas equipes
O PDCA é uma ferramenta muito utilizada por diversas áreas e contextos dentro das organizações de todos os segmentos. O objetivo é gerir aspectos de qualidade e de processos na rotina corporativa, com abertura para aprimoramentos sempre que necessário.
Quer entender melhor como isso funciona e de que maneira o RH pode incorporar essa técnica às atividades do dia a dia para uma gestão humanizada e bem estruturada?
Então, confira este artigo que a Pulses preparou para impulsionar os resultados das práticas da sua empresa!
O que é PDCA?
O PDCA é uma metodologia aplicável a diversos projetos e estratégias profissionais para estabelecer meios de interação e administração constante das ações envolvidas, buscando os melhores resultados possíveis.
A sigla resume quatro etapas que devem ser abarcadas por essa técnica:
- 1. Plan: Planejar
- 2. Do: Executar
- 3. Check: Verificar
- 4. Act: Agir / Adjust: Ajustar
Essencialmente, devemos compreender que esse método tem como princípio focar em melhoria contínua a partir de um ciclo de aperfeiçoamento. O método científico também é conhecido por outros nomes, como:
- Ciclo de Deming;
- Roda de Deming;
- Ciclo de Shewhart;
- Ciclo de Controle;
- Ciclo Plan-Do-Study-Act (PDSA).
Entenda a origem dessa ferramenta
Walter Shewhart é considerado o pai do controle estatístico de qualidade, e foi o especialista que consolidou o Ciclo de Shewhart no mercado.
À época, seu uso foi direcionado para estudos de controle econômico de qualidade e cumpria apenas três etapas: especificação, produção e inspeção.
Mais tarde, William Edwards (engenheiro e estatístico considerado o “Guru da qualidade”) experimentou o ciclo com a finalidade de melhorar processos. E deu certo! Ele passou a ensinar a técnica a engenheiros do Japão que trabalhavam na fábrica da Toyota.
Por sua vez, os profissionais incorporaram aos aprendizados alguns princípios do Kaizen, uma filosofia japonesa voltada a baixar custos e aumentar produtividade. Foi assim que o ciclo evoluiu para quatro passos e se difundiu no mercado como um instrumento para gestão.
Saiba mais sobre o que cada etapa do ciclo determina
Vamos, agora, conferir o que deve ser feito em cada etapa orientada pela metodologia PDCA.
Planejar (Plan)
O ponto de partida é elaborar um plano de ação voltado a uma meta ou objetivo a ser alcançado pelo RH ou pela corporação. Essa é a fase em que gestores e equipes devem desempenhar tarefas como:
- traçar diagnósticos;
- listar problemas e oportunidades;
- levantar ideias de soluções;
- determinar ações e responsáveis;
- estabelecer acompanhamentos (cronograma e métricas).
Com isso, tem-se em mãos um desenho bem detalhado do que deverá ser feito.
Executar (Do)
Baseando-se em tudo o que foi combinado na etapa anterior, essa é a hora de “colocar a mão na massa”! A prática das iniciativas planejadas vai permitir observar impactos, detectar ajustes e até incluir novas ideias ao longo do caminho nas próximas fases.
Porém, é fundamental manter um bom nível de comunicação e seguir à risca o cronograma previsto para não perder o foco nesse percurso.
Verificar (Check)
O objetivo não é atingir a perfeição, mas sim evoluir continuamente. Por essa razão, avaliar resultados é indispensável. O ciclo contempla uma fase de checagem para levantar efeitos e novos conhecimentos, e a equipe deve se utilizar desses argumentos para rever os planos.
Agir (Act) ou Ajustar (Adjust)
Esse passo é o encerramento de um ciclo, mas também o início de mais um processo. Seguindo como referência as verificações, é preciso colocar novas ações em prática ou prosseguir com o que deu certo até então.
Aqui, é o ponto em que gestores e equipes devem se perguntar:
- A meta foi 100% atingida?
- Há mais alguma atividade que precisa ser aprimorada?
- Quais foram os acertos e os aprendizados?
Depois de cumpridas todas as fases, é preciso averiguar se um novo planejamento é necessário ou se outro projeto pode ser colocado em pauta.
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Como aplicar o PDCA no RH?
A ferramenta em questão pode ser utilizada em diversas atribuições da gestão de pessoas de uma empresa. Vamos a um exemplo prático: o RH pode aplicar o método à gestão do clima organizacional.
Uma vez tomada a decisão, poderíamos prever os seguintes momentos:
Planejamento Execução Verificação Ação ou Ajuste Aplicação de pesquisas de clima contínuas para entendimento do cenário;
Apuração dos resultados e listagem das necessidades dos colaboradores;
Reunião do time de RH com gestores para propor ações;
Fechamento do cronograma e definição dos indicadores.
Implementação das iniciativas planejadas;
Aplicação das pesquisas de clima contínuas durante todo o tempo. Comparação dos indicadores atuais com os resultados anteriores ao plano de ação;
Nova reunião do time de RH com gestores para discussão das checagens;
Definição do que deve ser mudado e do que deve continuar a ser feito.Por fim, RH e gestores
devem colocar em prática as mudanças no que foi
planejado ou seguir com as ações que resultaram em bons impactos para o
clima organizacional da corporação.
O caso citado acima é apenas uma ilustração de como inserir essa ferramenta no dia a dia da gestão de pessoas do seu negócio. Assim como a metodologia SCRUM, ela é capaz de transformar a gestão de pessoas com base em um RH ágil e estratégico.
É claro que, em conjunto com isso, outras condições são essenciais, como:
- desenvolvimento das lideranças;
- adoção de tecnologias;
- direcionamento da gestão com base em dados (People Analytics).
Contudo, podemos observar que a adoção do método estimula os tópicos que citamos acima, e esse é um dos motivos que a destacam como uma técnica eficaz para o seu RH.
Qual a importância do PDCA para o RH?
Recorrer ao Ciclo de Controle para gerir talentos, clima e cultura organizacional é importante para fortalecer a atuação do RH com foco em resultados. Esse é um modelo que unifica a comunicação interna, e incentiva a prática como caminho para o desenvolvimento das equipes.
Além disso, o fato de contar com estágios de checagem estimula uma visão baseada em dados, o que leva gestores e departamentos de RH a buscarem meios de retratar cenários com mais transparência e precisão.
É o caso, por exemplo, da aquisição de tecnologias para gestão de pessoas. Veja a seguir quais são os ganhos proporcionados por tudo isso!
Vantagens do PDCA para as empresas e o RH
Podemos listar os seguintes benefícios de uma gestão referenciada por ciclos de melhoria contínua:
Otimização do trabalho
Uma das contribuições mais expressivas para as rotinas corporativas trazidas por esse tipo de metodologia ágil é o suporte para priorização das demandas.
Isso ajuda a orientar esforços e energia das pessoas envolvidas, otimizando tempo e tornando o ambiente mais produtivo a partir de:
- organização das atividades;
- favorecimento da comunicação interna;
- medição dos resultados.
Redução de custos
Refinar cada vez mais os processos significa também reduzir falhas, eliminar gastos desnecessários e aplicar recursos financeiros com mais distinção.
As análises propostas pelo Ciclo de Controle favorecem correções no orçamento e o redirecionamento de recursos a atividades de maior impacto ou necessidade na corporação.
Maior engajamento das equipes
Neste ponto, podemos pensar em duas escalas diferentes: o uso do Ciclo de Deming no RH mantém o departamento bem alinhado com relação aos projetos a serem executados. Assim, as condições se tornam mais propensas à integração do próprio time.
Outro ganho possível é à nível de empresa, já que os colaboradores passam a perceber os efeitos da dinâmica de programas de gestão humanizada visando a valorização de um ambiente de trabalho melhor a cada dia.
Aposte na gestão estratégica de pessoas
O que vimos até aqui é apenas uma das ferramentas com potencial de apoiar a gestão estratégica de pessoas na sua organização, preocupando-se com o capital humano de forma a superar os desafios do presente e encarar o que o futuro pode nos trazer.
Segundo uma pesquisa da Gartner, por exemplo, construir habilidades críticas é prioridade para 59% dos líderes de RH entrevistados em todo o mundo.
Preparar-se para o desenvolvimento tecnológico e para todas as mudanças nas relações de trabalho também está no radar. Essa é a meta de 42% dos gestores de RH que participaram do estudo.
Se essa também é a sua realidade, não deixe de conferir mais uma dica da Pulses com um conteúdo gratuito e imperdível:
