Offboarding: o que é, boas práticas e quais as etapas para implementar na empresa?

Entenda como funciona o processo de desligamento de colaboradores e saiba como conduzi-lo da melhor forma.

A demissão humanizada demonstra sensibilidade e representa um diferencial competitivo para as organizações que investem no momento de offboarding. Como a sua empresa lida com esse assunto?

A separação, voluntária ou não, entre uma empresa e um profissional passa pelo desligamento. É uma etapa da jornada do colaborador que até pouco tempo atrás não era muito mencionada no mundo corporativo (ou, ao menos, não tanto quanto o onboarding).

Neste artigo, vamos falar sobre o que é o offboarding, além de apresentarmos práticas importantes a serem adotadas para que a saída de um profissional seja concretizada da melhor forma possível. 

Confira, ainda, um modelo de como estruturar etapas envolvidas em um desligamento na sua empresa e compreenda a finalidade de cada uma delas!

O que é offboarding?

Para explicarmos o significado, podemos partir da sua tradução. A expressão quer dizer, em português, “desembarque”. Ou seja, é o oposto do onboarding, que trabalha ações de integração para novas contratações.

Vamos usar tudo isso para fazermos uma analogia. Imagine que sua empresa seja um ônibus em viagem. Nem todos os passageiros permanecerão nele durante todo o percurso. 

E, por mais que a experiência seja mais curta para alguns, é preciso que a viagem os impacte positivamente da mesma forma. O desembarque vai acontecer e o passageiro deve ser deixado em seu destino com cordialidade e um bom serviço.

Portanto, offboarding é como a empresa lida com o desligamento de um funcionário, independentemente se a decisão partiu da gestão ou do profissional. 

Por que investir nessa prática na sua empresa?

Encerrar um ciclo com respeito, empatia e atenção é tão estratégico quanto qualquer outra vivência do colaborador com a sua marca. Alguns benefícios comprovam o quanto isso é relevante para as organizações, como:

• reforço da cultura organizacional com o exercício de valores que colaboram para um bom relacionamento, sem desentendimentos e atritos;
• padronização de processos para agilizar trâmites de documentos, evitando erros e tornando essa etapa mais ágil;
• boa reputação da empresa e fortalecimento como marca empregadora (employer branding);
• preocupação com employee experience e chances consideráveis de gerar uma boa percepção sobre a gestão e a organização;
• bons índices de clima organizacional, uma vez que tudo estará bem resolvido e não há riscos de que as pessoas troquem informações entre si e interpretem a situação de forma equivocada.

Os itens acima demonstram o quanto o offboarding exerce influência em diversas frentes, contribuindo com a construção de uma boa imagem para o seu negócio e preservando boas relações entre empregador e empregado.

Agora, como conquistar tudo isso? É o que vamos conferir nos tópicos a seguir!

Como definir e manter boas práticas no processo de desligamento

Algumas ações podem ajudar a manter boas políticas de desligamento. Saiba em detalhes quais são elas e assegure-se de incorporá-las ao seu ambiente de trabalho.  

Desenvolva lideranças para lidar com respostas emocionais

O desenvolvimento dos líderes é um passo fundamental para que um bom plano de offboarding possa ser desenvolvido na empresa. 

Por mais que um padrão de desligamento seja estabelecido, as pessoas vão reagir de diferentes maneiras ao receberem a notícia (ou mesmo quando a escolha pela saída partir delas). Esse pode ser um momento emotivo, e saber lidar com diversas respostas e atitudes é importante.

Para tanto, a empatia no trabalho é uma soft skill que pode fazer toda a diferença em momentos como esse. Cabe ao RH o preparo das lideranças para que esse tipo de acontecimento não interfira na produtividade das equipes.

Transparência é fundamental

Tanto da parte do profissional quanto da empresa, um diálogo aberto e sincero sobre os motivos que levaram à tomada de decisão é indispensável. Sem uma troca transparente, cria-se espaço para ruídos e incertezas que podem ocasionar especulações, inclusive entre os times.

Feedbacks não podem ser deixados de lado, assim como o reconhecimento sobre as contribuições do colaborador até sua saída.

Vale citarmos o exemplo do Airbnb. Em 2020, em decorrência da pandemia, a empresa precisou reduzir o quadro de funcionários. Antes de qualquer ação, o CEO, Brian Chesky, enviou um e-mail a todos os colaboradores (inclusive aos que não seriam demitidos). 

A mensagem explica em detalhes quais foram as causas que levaram o negócio ao último recurso de demitir profissionais. 

Explique como funciona o desligamento

A empresa deve manter um canal de comunicação aberto com quem está de saída, até que o processo seja, de fato, concluído. Explique todos os direitos, tire dúvidas e coloque-se à disposição para ouvir qualquer colocação que o colaborador possa ter.

Siga os procedimentos formais rigorosamente

Cultivar o sentimento de confiança é essencial para organizações que querem se manter em destaque frente à competitividade do mercado. Por isso, todo cuidado é pouco com prazos, documentos e valores a serem acertados durante um desligamento. 

Certifique-se de que tudo esteja correto antes de repassar qualquer informação ao colaborador.

Ofereça apoio para a transição

Dependendo da situação, uma atitude interessante pode ser disponibilizar ajuda para que a pessoa desligada possa se recolocar em outra oportunidade. 

Essa não é uma atribuição que cabe obrigatoriamente à empresa, mas pode ser um diferencial e uma atenção a mais em um momento difícil para quem está de saída. Afinal, o cuidado com as pessoas é um dever do RH.

Etapas do offboarding: como conduzir o processo

Encerrar o ciclo de um funcionário é um trabalho em conjunto entre diferentes departamentos. Para coordenar todas as etapas, o RH deve mapear junto aos demais times a melhor forma de operacionalizar cada tarefa.

Abaixo, você pode ter uma ideia de como estruturar esse processo:

Agora, vamos conferir em detalhes cada fase de um offboarding completo!

1. Comunicação sobre a decisão

Tudo tem início quando o anúncio é feito. Seja por parte da pessoa colaboradora ou da gestão, essa comunicação precisa existir. Sua empresa pode, inclusive, ter instruções ou direcionamentos específicos para conversas com essa finalidade entre líderes e liderados. 

Se a decisão tiver partido do gestor, a pauta deve incluir:

• qual será o último dia do funcionário;
• carta de rescisão;
• acordos de não divulgação e não concorrência (se for o caso);
• feedback sobre o tempo de trabalho;
• agradecimento pelas contribuições durante o tempo de permanência da equipe.

Assim que essa etapa for concluída, o RH deve ser imediatamente acionado para dar sequência aos passos seguintes.

 2. Orientações a outros departamentos e profissionais da empresa

O comunicado precisa chegar às seguintes áreas:

• TI: para definição de um cronograma sobre recolhimento de ativos da corporação (como computador ou outros equipamentos) e encerramento de acesso aos sistemas (como e-mail profissional, plataformas e softwares utilizados no trabalho;
• Financeiro: para levantamento de informações sobre o contracheque final;
• Recrutamento: caso a organização tenha uma divisão de recrutamento ou profissionais destinados a essa função, eles poderão dar início à abertura de uma nova vaga.

3. Aviso ao público externo

Pode ser que o cargo da pessoa que está se desligando da empresa tenha relação direta com o público externo, como clientes ou fornecedores. Quando isso acontecer, entenda qual é a melhor solução para que a notícia seja transmitida da forma mais tranquila possível. 

 4. Transferência de tarefas e conhecimento

É essencial que líderes e liderados que estejam atravessando esse processo façam um apanhado de todas as atividades em andamento e de habilidades que possam ser repassadas a outros colegas durante essa mudança na equipe. 

Esta sugestão de roteiro pode ajudar a não deixar nenhum detalhe de fora no processo de offboarding:

• Qual é o passo a passo da sua rotina diária?
• Quais são as prioridades da sua função neste momento?
• Existe alguma tarefa em andamento que deva ser repassada aos colegas?

5. Entrevista de desligamento

Questionar um colaborador sobre a sua experiência ao longo da jornada na empresa pode trazer insights valiosos. Avalie se o RH deve cumprir essa etapa com ou sem a participação da liderança, de forma a promover este encontro como uma troca confortável de ideias. 

Aqui vão algumas ideias de perguntas para este momento:

• O trabalho que você realizou aqui atendeu suas expectativas?
• Como era a sua relação com a equipe e com a liderança?
• Você recomendaria a empresa para amigos que estão em busca de emprego?
• Na sua visão, quais são os pontos em que podemos melhorar? 
• Alguma coisa mudaria a sua decisão?

 6. Despedida

É claro que nem sempre o clima será favorável, porém uma demissão não precisa ser vista como um episódio frio e desconcertante. Pelo contrário: o profissional pode estar seguindo para uma oportunidade mais alinhada aos seus desejos ou partindo para novos desafios.

Sempre que houver a possibilidade de tornar esse tipo de evento mais leve, promova iniciativas que favoreçam o clima da equipe. Por exemplo: 

• um almoço de despedida;
• uma edição extra do happy hour;
• um cartão assinado pelo time;
• um presente dos colegas para marcar a nova etapa.

7. Análise dos impactos na equipe

Mesmo adotando procedimentos de humanização do processo demissional, dedique uma atenção especial observando o comportamento da equipe em que houve o desligamento. Se a gestão contar com um sistema especializado para isso, melhor ainda!

Investigue, por meio de pesquisas, como os colegas de time estão se sentindo com a mudança.

O clima organizacional é capaz de ressaltar pontos de atenção e de indicar que um desligamento pode ter interferido no ritmo e, principalmente, na segurança psicológica da equipe.

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