Matriz de Eisenhower: 6 passos simples para começar a usar

Não é difícil decidir onde focar nos negócios quando se aprende a usar a metodologia certa. Conheça a matriz de priorização e saiba como começar a tomar decisões mais assertivas para os negócios

Sua agenda está lotada e o tempo (e às vezes energia) não parecem ser suficientes para tudo: “Como priorizar uma entre tantas tarefas que precisam ser feitas?”. Uma ferramenta muito útil para esses momentos é a Matriz de Eisenhower.

O filósofo Mario Sergio Cortella, em entrevista para o programa Roda Viva, exibido na TV Cultura em 2021, afirma: ?a palavra prioridade não tem S. Se você colocar plural na palavra prioridade, é porque não era prioridade?. 

Em qualquer situação, seja em casa ou no trabalho, precisamos ordenar as atividades a fazer para otimizar recursos e tempo. Afinal, já sabemos que nem tudo é importante ou contribui para alcançarmos nossos objetivos. Logo, precisamos achar o que pode ser deixado para depois. 

Então, é preciso escolher o que será realmente efetivo para executar. É aí que essa matriz de priorização se torna um recurso interessante.

O conceito foi criado pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Na época, ele ocupava o cargo de general e Comandante Supremo Aliado das Forças da Otan (Organização do Tratado do Atlântico Norte). 

A posição exigia tratar de inúmeras questões de risco e Eisenhower precisava tomar decisões sobre assuntos de alta complexidade. Portanto, necessitava de uma estratégia para priorizar o que era importante de fato.

Para isso, criou um modo próprio de se organizar. Eisenhower separava as atividades para si, as que delegava e as que poderia adiar. A estratégia tornou-se conhecida quando o autor Stephen Covey sistematizou o método no livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”.

Hoje, a metodologia do presidente estadunidense auxilia na priorização das demandas mais estratégicas. Inclusive, é justamente para isso que a “sua” matriz serve: conduzir o processo de tomada de decisão, diferenciando o que é  urgente do que é importante.

Quadrantes e eixos: como funciona a matriz de Eisenhower

O relatório estatísticas e fatos sobre gerenciamento de tempo, elaborado pela Development Academy em 2021, apurou que todas as pessoas que utilizam a matriz de priorização sentem que têm o trabalho sob controle em praticamente todos os dias da semana. 

Isso acontece principalmente porque o método possibilita identificar facilmente as tarefas que precisam ser feitas, as que podem ser agendadas, aquelas que é possível delegar e as que não precisam ser executadas.

Para fazer essa separação, essa matriz divide-se em dois eixos e quatro quadrantes. O eixo horizontal identifica o que é urgente e o eixo vertical refere-se ao que é importante. Com isso, formam-se quatro quadrantes:

1. Importante e urgente

São as atividades que precisam ser feitas até certo prazo para impedir qualquer consequência pela não realização.

2. Importante e não urgente

São as tarefas com um prazo conhecido, mas não bem definido, e que gerarão bons resultados em longo prazo. Geralmente são atividades que podem ser agendadas para serem executadas.

3. Não importante e urgente

São as tarefas que precisam ser feitas, no entanto, não dependem exclusivamente das habilidades de uma única pessoa para sua execução. Sendo assim, outra pessoa pode assumi-las. Portanto, são as atividades possíveis de se delegar.

4. Não importante e não urgente

Geralmente são as atividades que provocam distração e não gerarão qualquer resultado significativo para o negócio. Dessa maneira, são demandas que não precisam ser feitas, pois não farão diferença no resultado final. Assim, não há razão para mantê-las na sua lista.

Matriz de priorização versus gestão do tempo

Eliminar do dia a dia a execução de tarefas que não entregam o valor necessário ao negócio não é o único ganho com a utilização da matriz de priorização.

Ela também serve para evitar a perda de tempo com tarefas menos importantes e menos urgentes. Com isso, sobra energia para focar no que realmente traz retorno para a empresa.

Esse é o significado dessa poderosa ferramenta: permitir que haja mais tempo para pensar estrategicamente e para a proatividade, representadas pelo quadrante do trabalho que é importante, mas não urgente.

Com a definição de urgência x importância, essa matriz revela o uso do tempo. É por isso que seu uso, ao organizar tarefas e projetos, promove melhoras na administração das horas dedicadas a uma demanda. Essa clareza começa a promover mudanças, mesmo que inconscientemente.

Por exemplo, o  fluxo de trabalho se torna mais eficiente com a priorização das atividades mais importantes. Assim, a gestão do tempo deixa de ser um fator gerador de ansiedade e estresse, pois há entendimento sobre no que é preciso mesmo focar. Definir isso é bem simples. 

Como usar uma matriz de priorização em seis passos

1. Listar as demandas

Para fazer a Matriz de Eisenhower o mais importante é listar todas as atividades que há para executar. Quando a lista estiver concluída, uma pré-seleção das demandas já terá sido feita inconscientemente. Uma forma de organização ainda melhor é distinguir as tarefas por projeto.

2. Separar o que é importante e o que é urgente

Para ter como usar a Matriz Eisenhower, é preciso selecionar na lista de demandas aquelas que são urgentes e aquelas que são importantes. Para saber distinguir cada uma, é só lembrar que:

• Urgente é o que precisa de atenção imediata. É o tipo de situação a qual reagimos e não perdemos o foco. Também, que pode até gerar prejuízos se não agirmos a tempo.
• Importante são as tarefas que quando realizadas trarão retorno a longo prazo. Por isso, podem ser programadas e executadas com mais tranquilidade. 

3. Selecionar as tarefas importantes e urgentes

Um dos quadrantes da Matriz de Eisenhower é dedicado às tarefas que são urgentes e importantes. Essas são as atividades que nenhuma outra pessoa pode executar. 

Entre as tarefas separadas como urgente e as separadas como importante, terão aquelas que são urgentes e também importantes. Identifique-as, pois essas são as demandas que precisarão ser atendidas antes de quaisquer outras.

4. Identificar as demandas importantes e não urgentes

O ideal é que a maioria das tarefas listadas sejam importantes, porém não urgentes. O tempo deve ser usado nessas tarefas, pois são estratégicas para planejar metas e resultados.

5. Distinguir atividades não importantes, mas urgentes

As tarefas que não são importantes, contudo precisam ser feitas para garantir que os negócios não serão prejudicados, são as possíveis de identificar na lista como atividades que podem ser delegadas. 

Portanto, outra pessoa pode assumi-las e executá-las no período de tempo que é exigido. Com isso, há mais tempo para as demandas importantes e não urgentes.

6. Eliminar o que é não importante e não urgente 

Algumas tarefas ainda permanecem na relação mesmo depois de muitas outras serem categorizadas. Essas que ficam para a classificação final são as não importantes e não urgentes. 

Portanto, são demandas com as quais não se deve perder tempo. Nesse caso, restam duas opções:

• descartá-las das atividades a realizar; ou
• deixá-las à espera e executá-las quando não houver mais nada para fazer.

Principal benefício da utilização da Matriz de Eisenhower

No dia a dia, listar as tarefas e separá-las por grau de importância e urgência confere mais clareza a respeito do que é preciso fazer para o negócio prosperar e quais são as pessoas responsáveis por realizar cada atividade.

O maior ganho nisso é a agilidade para tomar decisões mais assertivas. Consequentemente, os esforços direcionam-se para os projetos com possibilidade de gerar mais retorno.

A descoberta de como priorizar as atividades para executá-las no tempo disponível pode promover uma transformação na gestão do negócio. Há outras metodologias para associar a essa matriz e potencializar o atingimento de metas. 

Uma delas é a metodologia SCRUM, abordada no artigo: Metodologia SCRUM e sua relação com a gestão de pessoas. É mais um conteúdo interessante para conhecer e aplicar.