Headcount: entenda o que é e como calcular

Saiba como a contagem dos colaboradores é importante para o planejamento estratégico e orçamentário da empresa

Você sabe o que é o headcount? O termo é usado na área de Recursos Humanos como um dos indicadores essenciais que visa contabilizar os colaboradores de toda a empresa ou em cada setor. Aliada a outros dados, é uma informação útil para decisões estratégicas e orçamentárias.

Ao coletar e cruzar dados sobre o desempenho e a produtividade dos colaboradores, é possível determinar se há necessidades de novas contratações ou treinamentos, por exemplo. Contar com essas análises torna o processo muito mais assertivo.

A seguir, entenda como essas informações impactam o futuro da empresa e porque é tão importante monitorar este indicador. Além disso, descubra as vantagens do cálculo e como o RH pode usar esse indicador de forma estratégica para a tomada de decisões. 

O que é headcount?

Esse é um termo em inglês, que traduzido literalmente significa “contagem de cabeças”, ou seja, a quantidade de colaboradores existentes na empresa. É um indicador importante para a área de Recursos Humanos que deve ser analisado em conjunto com outros dados.

Através dessas informações é possível estabelecer planos de ação eficientes para o RH, compreender os desafios e obstáculos para o crescimento da empresa, assim como colocar em prática a estratégia desenhada. 

Como ele funciona?

Essa análise funciona como um importante indicador para tomada de decisão. Seu objetivo é garantir uma base para o planejamento, visando uma compreensão geral do organograma da empresa.

Além disso, avaliar este dado junto com informações como absenteísmo, índice de rotatividade e clima organizacional pode trazer insights importantes para o negócio e contribuir para todas as áreas.

Por que a área de recursos humanos deve medir o headcount?

O RH deve ter a contagem de colaboradores porque sua análise pode ser muito relevante para a execução dos trabalhos da área, além do desenvolvimento da empresa. Entre os benefícios que mostram sua importância estão os seguintes:

• Ajuda a prever gastos;
• Permite antecipar riscos;
• Aumenta o conhecimento sobre o negócio;
• Auxilia na manutenção do clima organizacional;
• Identifica variáveis no longo prazo.

Além disso, ele é um indicador válido não apenas para o RH, mas para a administração da empresa como um todo. A gestão financeira pode se beneficiar enormemente já que ajuda a fazer projeções com base nas folhas de pagamento. 

Em paralelo, identificar possíveis cenários no médio e longo prazo auxilia na previsão de gastos e outros aspectos como promoções, desligamentos, surgimento de novos setores ou reestruturação de equipes.

Leia também: Indicadores de RH: conheça e saiba como acompanhar os 5 principais

5 vantagens de monitorar esse indicador

1. Informações precisas e atualizadas

Todo negócio que deseja sucesso precisa ser criterioso quanto aos dados coletados. Quanto mais conhecimento a empresa tem sobre sua estrutura e funcionamento interno, maiores são as chances de tomar decisões estratégicas que gerem resultados positivos.

2. Alinhar planejamento estratégico com orçamento

A partir dessa análise é possível calcular diversos tipos de gastos da empresa com cada setor e colaborador. Assim, fica mais fácil fazer previsões, avaliar onde é possível reduzir sem afetar a produtividade e diminuir o impacto financeiro nas contas da empresa.

Uma franquia que tenha uma meta de expansão definida, por exemplo, consegue determinar o quanto cada equipe precisará crescer para atender as novas unidades. O mesmo vale para uma empresa que esteja passando por uma reestruturação e precisa projetar possíveis realidades.

3. Dados segmentados sobre colaboradores

É importante contar com esse número segmentado para uma análise de cada área e suas necessidades, mas há várias possibilidades de divisão: 

• Sexo e faixa etária;
• Cor ou raça;
• Grau de instruções;
• Cargo e função.

Perceba que apenas essa separação já permite obter informações úteis para avaliar a diversidade da empresa, apontando a necessidade de uma política mais inclusiva, por exemplo.

4. Análise de desempenho e eficiência 

A quantidade de colaboradores é suficiente para atender a demanda do setor? Estão todos capacitados para exercer as funções esperadas? Com base no desempenho, há necessidade de qualificações e treinamentos? 

Essas e outras perguntas são respondidas mais facilmente com a análise desse indicador. 

5. Criação de planos de ação

Muitas vezes é difícil colocar os planos em prática. Com o uso de dados é possível reconhecer o momento em que um setor precisa de treinamento, novas contratações ou mesmo melhorar o rendimento, motivação ou engajamento da equipe. 

Como calcular o headcount?

Esse cálculo, como você já deve ter percebido, é extremamente simples. Não há diferença em relação a horários de trabalho, portanto, é um número que inclui todos os profissionais da empresa.

É válido ressaltar que o indicador precisa estar em concordância com os objetivos da empresa. Ou seja, é imprescindível que o RH tenha uma conexão transparente com os responsáveis pelo planejamento financeiro e estratégico do negócio.

7 métricas importantes para ficar de olho

Antes de tomar decisões como a abertura de novas vagas ou a implementação de medidas para potencializar a cultura organizacional, o RH precisa ter ciência do momento atual. Por isso, há métricas cruciais para acompanhar. Veja algumas a seguir.

Qualidade de vida

Pesquisas de satisfação e percepção sobre a organização ajudam a avaliar o impacto dos investimentos na qualidade de vida. Assim, é possível determinar se há necessidade de investir em outras ações e quais os setores são mais afetados.

Produtividade

A produtividade traz impacto no faturamento da empresa e pode indicar outros problemas. Se os colaboradores estão com baixa produtividade, pode ter relação com as lideranças, as ferramentas necessárias para o trabalho ou algum fator que está gerando desmotivação. 

Folha de pagamento

E se a empresa puder reorganizar a gestão e aproveitar melhor as habilidades dos colaboradores ao invés de fazer novas contratações? Para saber se isso é viável é preciso ter pleno conhecimento de todos os dados, a fim de buscar alternativas para otimização financeira.

Processos

Ao avaliar os processos é possível verificar falhas e erros que podem ser corrigidos. Talvez haja colaboradores sobrecarregados ou burocracias que estão atrapalhando a produtividade. Se os obstáculos forem identificados e melhorados, o trabalho será mais fluido e efetivo.

Estrutura

Outro fator que impacta diretamente nos resultados da empresa é a sua estrutura, seja física ou remota. Os colaboradores possuem todas as ferramentas necessárias para execução do trabalho? 

Há planejamento para substituir equipamentos, contratar novas tecnologias? Isso pode ser projetado com mais clareza ao monitorar as informações.

Desempenho

Para aproveitar o máximo da capacidade dos colaboradores, assim como oferecer bem-estar no ambiente de trabalho, é preciso avaliar o desempenho. Nisso, a empresa tem mais conhecimento para decidir sobre investimentos e mudanças que ajudem a melhorar o trabalho.

Equipes e colaboradores

Pode ser hora de abrir novas vagas ou remanejar os colaboradores entre os setores. Conhecer as expectativas de cada um pode ajudar a definir um plano de carreira adequado e proporcionar o melhor para todos os envolvidos.

Existem diversas outras métricas que o RH pode acompanhar, porém é importante analisar quais fazem mais sentido para cada negócio e garantir um olhar estratégico. Confira a seguir um passo a passo para garantir isso.  

5 passos para usar o indicador de forma estratégica no RH

1. Inicie um planejamento

Já comentamos anteriormente que o headcount precisa estar alinhado com os objetivos da empresa. Isso é indispensável para que o indicador seja efetivo. Sem esse direcionamento, não há como fazer uma análise útil do indicador.

2. Faça um organograma

Se a empresa ainda não possui, é hora de montar um organograma. Ou seja, identificar como a empresa é organizada: Quais os setores? Quais são os cargos? Quais as funções de cada colaborador? Os líderes de cada área serão fundamentais para ajudar nesse processo. 

3. Revise as descrições de cargos

As equipes estão em constante desenvolvimento e evolução. Nesse sentido, é importante atualizar as descrições dos cargos e garantir que a divulgação de novas vagas esteja com as informações adequadas.

4. Acompanhe o desempenho

Faça um monitoramento do desempenho e compare as performances. Estabeleça uma periodicidade para conversar com os colaboradores e identificar os fatores que influenciam o resultado. Nesse caso, a tecnologia pode ser uma grande aliada para facilitar a coleta de dados.

5. Analise os objetivos

Por fim, sempre retome os objetivos para usar o indicador para alcançar um negócio mais efetivo e lucrativo. Com a contagem de colaboradores e outros indicadores do RH é mais simples definir o próximo passo.

Viu só como essa análise é importante para o RH? Agora que você está por dentro do conceito, sugerimos conhecer outro termo importante no conteúdo Employee Experience: o que é e qual a importância para o RH.