Gestão de tempo para profissionais de RH: veja 11 dicas

Saiba como o gerenciamento do tempo pode melhorar a produtividade e tornar o trabalho do RH mais otimizado 

A gestão de tempo para profissionais de RH é necessária para uma rotina mais produtiva e eficaz. O setor de Recursos Humanos tem inúmeras atividades no dia a dia para atender a todas as demandas da empresa. 

Nisso, é importante que haja tempo para criação de estratégias e estruturação de melhorias internas, além das atividades rotineiras, ou seja, é imprescindível uma gestão de tempo eficiente.

Neste conteúdo, conheça métodos para aplicar e fazer uma boa gestão de tempo para profissionais de RH e confira dicas que podem ajudar a otimizar o trabalho. Continue a leitura e aproveite!

Para que serve a gestão de tempo para profissionais de RH?

A gestão de tempo é fundamental para profissionais de Recursos Humanos, pois eles são responsáveis por gerenciar diversas atividades e processos que envolvem pessoas, desde a seleção e recrutamento de candidatos até a gestão de performance, treinamento e desenvolvimento.

A eficiente gestão de tempo permite que os profissionais de RH possam se concentrar nas tarefas mais importantes e urgentes, garantindo que elas sejam realizadas dentro do prazo estabelecido e com qualidade. 

Além disso, a gestão de tempo pode contribuir para a redução do estresse e da sobrecarga de trabalho dos profissionais de RH, o que pode resultar em um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. 

Isso pode ser alcançado por meio de técnicas de priorização de tarefas, organização e planejamento de atividades, estabelecimento de metas claras e objetivos realistas.

Qual a relação entre gestão de tempo e produtividade?

A gestão de tempo está diretamente relacionada à produtividade, pois permite que as pessoas organizem suas tarefas de forma mais eficiente, maximizando o tempo disponível para a realização de atividades importantes e urgentes. 

Quando os profissionais conseguem gerir seu tempo de forma adequada, eles conseguem ser mais produtivos e alcançar resultados melhores e com mais agilidade. A falta de gestão de tempo pode levar a baixa produtividade, estresse, desorganização e atrasos.

Por outro lado, uma boa gestão de tempo pode ajudar a aumentar a eficiência, permitindo que se concentrem nas atividades mais importantes e tenham mais tempo para se dedicar a projetos de maior impacto.

Será que a equipe de RH precisa fazer a gestão de tempo? Confira 3 sinais

Talvez não esteja evidente para você se a gestão de tempo para profissionais de RH é uma necessidade, mas vale destacar que ela pode ser benéfica em qualquer situação. Ainda assim, alguns sinais mostram que está na hora de aplicar técnicas para isso, tais como:

• Prazos perdidos: Se a equipe de Recursos Humanos tem problemas para cumprir prazos, isso é um sinal de que a gestão de tempo precisa ser melhorada. A falta de prazo pode causar consequências negativas como atrasos na contratação de novos talentos.
• Sobrecarga de trabalho: Se a equipe de RH está constantemente sobrecarregada de trabalho e trabalhando horas extras, isso pode ser um sinal de que a gestão de tempo precisa de atenção.
• Falta de produtividade: Se a equipe está lutando para concluir suas tarefas diárias ou não está entregando resultados de qualidade, isso pode ser mais um sinal de que a gestão de tempo deve ser revisada.

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Conheça 3 métodos eficientes para executar melhor o tempo

Existem várias técnicas que podem ser usadas para executar melhor o tempo. Confira a seguir três métodos eficientes que podem ajudar a melhorar a gestão do tempo:

Pomodoro

O método Pomodoro é uma técnica que envolve trabalhar em blocos de tempo definidos (geralmente 25 minutos) seguidos de intervalos curtos de descanso (geralmente 5 minutos). 

Após quatro blocos de trabalho, é recomendado fazer um intervalo maior. Esse método ajuda a manter o foco, aumentar a produtividade e reduzir a fadiga mental.

Kanban

Kanban é um método visual de gerenciamento de processos que teve origem no sistema de produção da Toyota. O objetivo do Kanban é melhorar a eficiência e a produtividade ao otimizar a utilização dos recursos disponíveis.

Os cartões Kanban contêm informações sobre as tarefas que precisam ser realizadas, como sua descrição, prioridade e status. Os quadros geralmente são divididos em colunas que representam as diferentes fases do processo, como ?a fazer?, ?em andamento? e ?concluído?.

Como fazer as coisas (GTD)

Idealizado por David Allen, o método GTD, do inglês Getting Things Done, parte do princípio de que nossa mente deve estar livre para ter ideias, portanto é preciso registrar tudo o que precisa ser feito e incluir no fluxo de organização para de fato ser executado.

Entre os principais ensinamentos do método está a regra dos 2 minutos: se algo demora menos que isso para ser executado, deve ser feito imediatamente. Isso porque, se deixar acumular diversas atividades pequenas, é provável que virem uma bola de neve no futuro.

11 estratégias para otimizar o tempo de profissionais de recursos humanos

Agora que já compreendemos os benefícios da gestão de tempo e as técnicas que podem ser aplicadas, veja a seguir dicas que podem ajudar no processo:

Estabeleça prioridades

É importante que os profissionais de RH identifiquem as tarefas mais importantes e urgentes e as realizem primeiro, para garantir que essas atividades sejam concluídas dentro do prazo estabelecido.

Um bom caminho é sempre determinar quais as três tarefas mais importantes do dia para que sejam feitas primeiro. Assim, fica mais fácil manter o foco e em seguida fazer as outras tarefas.

Tenha metas claras

É importante que os profissionais de RH definam metas e objetivos claros e realistas, para garantir que as tarefas e atividades sejam realizadas de forma eficiente e com qualidade. Isso ajuda na hora de estabelecer prazos e até acompanhar o progresso da equipe.

Faça cronogramas

Crie cronogramas e lembre-se de ser realista. Não sobrecarregue as tarefas e reserve tempo suficiente para o descanso e a recuperação. Com um cronograma bem planejado, é possível gerenciar melhor o tempo e ser mais produtivo.

Prepare-se para imprevistos

Tente antecipar possíveis obstáculos e planeje antecipadamente. Por exemplo, se você estiver planejando uma reunião importante, prepare-se com antecedência e faça backup de documentos e apresentações.

Organize a agenda

Seja digital ou física, ter uma agenda para organizar as reuniões e demais compromissos profissionais é extremamente útil para gerir melhor o tempo. Criar uma agenda compartilhada entre a equipe pode melhorar a visualização e a clareza do trabalho.

Automatize processos

É importante que os profissionais de RH automatizem tarefas repetitivas sempre que possível, para reduzir o tempo gasto nessas atividades e permitir que eles se concentrem em tarefas mais importantes. Isso pode ser feito com o uso de softwares e outras soluções tecnológicas.

Faça pausas estratégicas

É importante reservar tempo em sua agenda para pausas e descansos. Isso ajudará a evitar a fadiga e a melhorar sua produtividade a longo prazo. Além disso, fazer pausas pode contribuir para a saúde física e mental, por isso movimente o corpo e se afaste do trabalho quando puder.

Agende horários específicos para olhar o e-mail

Defina horários específicos para olhar o e-mail, como no início da manhã, após o almoço e no final do dia. Isso ajudará a evitar distrações e a garantir que você esteja focado em suas tarefas principais.

Use a regra dos dois minutos

Lembra da regra de dois minutos que citamos ao falar do método GTD? Coloque-a em prática sempre que possível! Se receber uma demanda rápida via e-mail, por exemplo, resolva logo. Se deixar para depois, pode acabar esquecendo ou ficar perdida entre outras tarefas.

Aprenda a delegar tarefas

É importante que os profissionais de RH deleguem tarefas para outros membros da equipe, especialmente quando esses membros fazem parte da liderança. Com isso, é possível garantir que todas as tarefas sejam realizadas dentro do prazo estabelecido e pelas pessoas mais qualificadas.

Foque em uma atividade por vez

Por fim, outra dica interessante para a gestão de tempo para profissionais de RH é focar em uma atividade por vez. É comum acharmos que ser multi-tarefas é eficiente, porém, isso acaba afetando o resultado final. Priorize e faça cada tarefa no devido tempo.

Como vimos, há muitas formas de melhorar a gestão de tempo para profissionais de RH, e se você quer continuar se inteirando do assunto, confira o conteúdo: Profissional de RH sobrecarregado? Saiba como as consultorias podem ajudar.