Ferramentas de gestão que toda empresa deve conhecer para aplicar

Conheça os recursos certos para medir e gerenciar os negócios e como usá-los.

Há bastante tempo as empresas vivem um desafio constante: fazer mais com menos. Diante da necessidade de otimização de recursos, profissionais de RH e lideranças buscam soluções como ferramentas de gestão que auxiliem a organização de forma rápida e eficaz.

¨O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado¨, disse William Edwards Deming.

As ferramentas são um recurso que contribuem para a tomada de decisão, pois colaboram para a análise de risco e para a assertividade, essenciais quando se gerencia equipes, planejam-se estratégias para crescer, entre outras atribuições de gestão.

Geralmente, o ponto fundamental é investir da forma mais inteligente os recursos financeiros da empresa. Às vezes, esse é o ponto de encruzilhada: onde alocar o investimento? Em melhoria de processos? No desenvolvimento de produtos? Na gestão humanizada de pessoas?

É uma escolha difícil, que depende muito do objetivo do negócio. Por isso, também, precisa ser bem embasada em informações. É por essa razão que muitas empresas utilizam diversas ferramentas para a gestão.

O Founder e CEO das empresas Hands, Morse e digitaliza.ai, João Carvalho, por exemplo, utiliza a metodologia de OKRs (Objectives and Key Results) há mais de 3 anos para definir e acompanhar a evolução dos objetivos das organizações.

Conforme o LinkedIn, a Hands é uma empresa com 190 colaboradores, enquanto a Morse e a digitaliza.ai possuem 5 colaboradores cada uma. Essa é a prova de que as ferramentas para a gestão podem ser utilizadas por organizações de qualquer porte e por qualquer segmento de negócio. 

Além dos OKRs, há outras metodologias que podem auxiliar as empresas a fortalecer e alavancar seus negócios. A questão é saber como escolher uma ferramenta de gestão.

5 razões para adotar ferramentas de gestão

1. Planejamento

As ferramentas para a gestão auxiliam na realização do planejamento estratégico da empresa. Algumas, como a de People Analytics, permitem identificar os perfis e históricos de performance e desenvolvimento das pessoas colaboradoras no intuito de otimizar a gestão de pessoas nas empresas.

2. Maior visibilidade e controle

O uso de uma ferramenta para gestão contribui para a organização dos times, pois dá visibilidade ao que precisa ser feito, facilita a distribuição de responsabilidades e a definição de prazos para os projetos que a empresa considera relevantes para alcançar seus objetivos. 

Com isso, é possível ter mais controle sobre o planejado e maior agilidade para promover as mudanças que forem necessárias.

3. Melhoria contínua

Uma função dessas ferramentas é promover nas organizações meios de haver melhoria contínua. O PDCA é um exemplo de recurso pelo qual pode-se gerir aspectos de qualidade e de processos da rotina corporativa, com abertura para aprimoramentos sempre que necessário.

4. Identificação de soluções

Há metodologias de gestão que são usadas pelas organizações para realizar um diagnóstico da empresa. A partir disso, lideranças e gerentes detêm informações sobre o que há de melhor no negócio e o que precisa ser aperfeiçoado para potencializar o crescimento. 

Por consequência, obtêm subsídios para criar soluções que levem o negócio até o objetivo final.

5. Melhores resultados

Uma coisa em comum de todas as empresas é a atuação para aumentar o sucesso de seu negócio. Mas nem sempre está tão claro como obter melhores resultados. É nisso que uma ferramenta de gestão pode contribuir: no entendimento sobre como aplicar os recursos disponíveis para maximizar os lucros.

3 dicas de como escolher uma ferramenta de gestão

Uma coisa já está bem nítida: o quanto as ferramentas para gestão são um recurso disponível para pessoas gestoras usarem para tomarem decisões mais assertivas por serem fundamentadas em informações, indicadores e dados.

Também é indiscutível o quanto elas contribuem para evitar erros, otimizar o trabalho das equipes, aumentar a produtividade e promover o crescimento da organização.

A questão é que existem diversas metodologias para gerenciar os negócios. Sendo assim, é preciso saber como escolher (mais de) uma das ferramentas para sua gestão para operacionalizar ou reorganizar processos, produção e recursos humanos. Seguir algumas dicas pode facilitar essa escolha:

1. Identificar quais são os desafios

Há ferramentas que atendem ao mesmo propósito e há aquelas que geram informações para questões específicas. Portanto, para escolher a metodologia certa a aplicar é preciso compreender para quais desafios a empresa necessita de soluções. 

Dessa forma, refina-se a busca pelas ferramentas e ganha-se tempo para dedicar à compreensão e ao uso da metodologia.

2. Pesquisar quais são as principais ferramentas de gestão

A depender do que a empresa elencou como prioridade para o momento, uma ferramenta pode ser mais adequada do que outra. Sendo assim, pesquisar quais são as principais ferramentas para gestão é a dica seguinte de como escolher a melhor metodologia para os desafios que foram mapeados.

Atualmente, há duas formas principais de realizar esta pesquisa: 1. consultar outros gestores para obter indicações; 2. pesquisar na internet. Para o segundo caso, a lista a seguir já é uma prévia daquilo que as maiores empresas do mercado utilizam como ferramenta de gestão.

PDCA

É uma sigla que resume as quatro etapas da metodologia:

1. Plan: Planejar

2. Do: Executar

3. Check: Verificar

4. Act: Agir / Adjust: Ajustar

É utilizada principalmente quando o desafio é promover melhoria contínua. Em um exemplo prático, o RH pode usá-la para gerar avanços na gestão do clima organizacional.

Matriz GUT

GUT também é uma sigla e significa:

Gravidade

Urgência

Tendência

É uma ferramenta para análise de risco, conhecida pela precisão e eficácia. No RH, pode-se estabelecer, por exemplo, qual é o efeito do nível do clima e engajamento das pessoas colaboradoras a médio e longo prazo. 

Definida a gravidade, observa-se qual é o tempo disponível para trabalhar o engajamento. A regra é: quanto menos tempo se tem, mais urgente é ter uma solução. A tendência de evolução da situação e completa as informações para tomada de ação.

SWOT

SWOT é mais uma sigla em inglês que na tradução para o português torna-se FOFA:

Forças

Oportunidades

Fraquezas

Ameaças

É uma análise que contribui muito para entender, por exemplo, por qual aspecto a marca empregadora é mais reconhecida.

Também sendo possível analisar quais oportunidades podem ser exploradas pela organização para fortalecer o reconhecimento, quais fraquezas podem influenciar na visibilidade da empresa e sobre quais ameaças é preciso prestar atenção para não afetar a employer branding.

KPIs

Já deu para perceber que o universo das ferramentas de gestão é composto por muitas siglas. KPIs é mais uma delas, e mais uma em inglês para reduzir a pronúncia de Key Performance Indicator ou, no bom português, Indicador Chave de Performance.

As organizações utilizam os KPIs para medir o desempenho de suas áreas, até mesmo de RH. Sua implementação permite avaliar o progresso das iniciativas, promover ajustes e criar planejamentos assertivos.
Em algumas empresas, os indicadores acompanham a rotatividade de pessoas colaboradoras e a entender se o que é preciso é melhorar a qualidade dos recrutamentos, o employee experience ou o onboarding.

Calculadora de Turnover

É natural que pessoas decidam deixar uma empresa e outras pessoas ocupem os cargos disponíveis. Contudo, é importante acompanhar esse movimento para ter certeza de que algo não o está provocando e afetando a capacidade de inovação, a produtividade e a geração de riqueza.

A Calculadora de Turnover da Pulses by Gupy ajuda a calcular como está o desempenho da gestão de pessoas nessa questão, a partir de um modelo completo, disponível na área de conteúdos do site para download gratuito.

3. Estimar esforços para adesão à proposta

A adoção de qualquer uma das ferramentas de gestão listadas ? ou outras que forem encontradas na pesquisa ? exige um próxima etapa: a de implementação. Isso pode envolver apenas pessoas gestoras ou requerer a mobilização de toda a empresa. 

Portanto, cada recurso exigirá um nível diferente de esforço da organização para ser aplicado. 

É preciso estimar esse esforço e estabelecer os prazos para a sensibilização para o uso e a primeira prática com a ferramenta. É possível que os resultados não sejam os esperados em um primeiro ciclo. O importante é persistir para que eles sejam alcançados.

Explicar como os dados podem apoiar a tomada de decisão das lideranças pode ser uma alternativa para manter o ânimo durante o processo de adesão às ferramentas de gestão. 

A Pulses by Gupy possui um eBook auxiliar com tomada de decisão das lideranças, apresentando as ferramentas necessárias e passos bem definidos para alcançar o sucesso! Confira!